Calidad, consecuencia del analisis de los datos
Calidad, consecuencia del análisis de la información y datos.
Historia de la Calidad
En la actualidad la Calidad de los productos es una cualidad intrínseca en cada uno de ellos, al adquirir un producto, en lo ultimo que pensamos es en la Calidad del mismo, esto es debido a que los productores de bienes en primera instancia deben de satisfacer los requerimientos de clientes y el primero de ellos es la calidad. Para poder tomar ventajas competitivas con sus otros competidores, se enfocan a cualidades de precio, tiempo de entrega y soporte.
Para lograr que la calidad sea una cualidad intrínseca del producto, las compañías han tenido que desarrollar varios sistemas que permitan asegurar la calidad del producto a un bajo costo, logrando mantener sus productos a un precio competitivo en el mercado.
Haciendo un poco de Historia, la calidad da comienzo como un sistema de inspección final, es decir justo antes de que el producto fuese enviado al cliente, recibía una inspección, teniendo como ventaja que el cliente no fuese a recibir un producto de mala calidad, este sistema fue llamado control de Calidad y su principal desventaja fue la tardía detección del defecto, se detectaba el defecto hasta el final, siendo que en algunos casos el defecto fue ocasionado desde las primeras etapas del proceso de Producción, resultando en costos de operación altísimos dado a la gran cantidad de desecho y retrabajos.
La siguiente etapa es la de Aseguramiento de Calidad, esta etapa consistió en diseñar sistemas de calidad que aseguren la calidad de los productos en cada etapa del proceso de producción, detectar el problema justo después de haber sido creado y tener capacidad de respuesta inmediata para corregir el problema. La Norma ISO-9000 es un buen ejemplo de los requisitos que un sistema de aseguramiento de Calidad debe al menos cumplir. La norma ISO-9000 requiere fuertemente la estandarización de los procesos, tanto como parámetros de operación, secuencias y métodos, todo esto con el fin de reducir la variación de los procesos en si.
Partiendo de la propuesta de disminuir la variación de los procesos y por ende disminuir la variación de los productos, han surgido numerosas herramientas estadísticas, las cuales nos permiten entender las variaciones naturales de los procesos y cuando son o no variaciones especiales, dentro de estas herramientas estadísticas tenemos por ejemplo:
· Gráficos de control
· Capacidad del proceso (cpk, ppk)
· DOE (Diseño de experimentos)
· Pronosticos
· Histogramas
· Regresiones
· Paretos
· Y muchas mas.
Recolección de datos
Dentro de cada organización se maneja una cantidad enorme de datos tales como:
· Facturación
· Compras
· Ventas
· Unidades producidas
· Unidades aceptadas
· Unidades rechazadas
· Cuentas por pagar y por cobrar
· Inventarios
· etc.
Contar con un sistema ERP hará que la información fluya de manera correcta a lo ancho y largo de toda la organización (ver figura No.1), los sistemas ERP son realmente importantes para lograr la calidad de los productos, ya que ellos permiten un manejo eficiente de los datos generados en la compañía, permitiendo la concentración de los mismos para poder generar reportes específicos que interesen al usuario. Ejemplos de estos reportes pueden ser:
· Cantidad de piezas producidas al mes de cada No. de parte
· Cantidad de piezas facturadas al mes del Cliente No.2
· Rechazos de los últimos 6 meses por cliente
· Promedio de piezas por hora de la maquina No.5 en el ultimo mes
· Gastos en herramientas de moldeo
· Utilidad del periodo
· etc.
Con este tipo de información la toma de decisiones de vuelve mas atractiva, si hablamos de calidad, antes de atacar al problemas debemos saber exactamente que es y de que tamaño es. A muchos nos ha pasado, al momento de recibir una queja del departamento de producción acerca de un problema de calidad, se nos informa que se esta presentando un gran problema, al preguntar por un dato mas exacto, se nos informa que el problema es grande, que muchas piezas están saliendo defectuosas, al insistir en el porcentaje de defecto, solo se contesta que es mucho. Si no se cuenta con la información adecuada podemos llegar a la situación de tener dos casos al mismo tiempo y asignar recursos en primera instancia a aquel supervisor que hable mas fuerte, es decir depender totalmente a datos subjetivos, pudiendo caer en el error de atacar el problema menos critico y postergar la atención del que realmente es mas critico.
Contando con un sistema ERP que involucre a todas las funciones de la compañía, el acceso a la información se vuelve demasiado sencillo asi como la creación de reportes inteligentes, darán la pauta para una mejor toma de decisiones para los próximos periodos de la compañía.
Dentro de los sistemas ERP mas exitosos tenemos:
· SAP
· Baan
· PeopleSoft
· Oracle
· JDEdwards.
La estadística en la compañía.
Una vez que la compañía cuente con un buen sistema de información basado en un sistema ERP, el proceso de toma de decisiones se vuelve muy interesante. La información que arrojan estos sistemas en realidad ayudan para la toma de decisiones, pero le falta análisis los ERP solo agrupan la información de manera que sea sencillo su entendimiento, es aquí en donde las herramientas estadísticas toman lugar para analizar de una manera mas profunda el comportamiento de los datos a traves del tiempo, tomando la información generadas en periodo anteriores, se puede pronosticar la producción, las tendencias de los procesos, así como las capacidades de cumplir con las especificaciones del cliente.
La figura anterior nos muestra como la eficiencia en el proceso de toma de decisiones va mejorando según el manejo que se le de a la información.
En la etapa 1, es decir en donde la compañía no cuenta con ningún sistema ERP y tampoco analiza la información con herramientas estadísticas, el nivel de efectividad del proceso de toma de decisiones es muy bajo, ya que las decisiones solo se toman en base a lo que se puede ver, si los datos carecen de estructura la decisión a tomar no será del todo buena, ya que omitirá mucha información relevante.
La etapa No.2, ya con la ayuda de los sistemas ERP, los cuales organizan la información generada por la empresa y la presentas de manera mas entendible para el usuario, la efectividad en el proceso de toma de decisiones aumenta en relación a la etapa 1, ya que ahora la información se encuentra en las manos de la gente indicada.
Por ultimo en la etapa 3, en donde la información proviene de un sistema ERP y además se ha decidido utilizar herramientas estadísticas para analizar la información, la efectividad en el proceso de toma de decisiones toma sus máximos valores, ya que de pasar a ser simples datos, con la ayuda de la estadística, se puede comprender exactamente que esta sucediendo, encontrar las principales causas de los problemas, atacarlos con las herramientas adecuadas y verificar su efectividad.
Las herramientas estadísticas no son herramientas nuevas, es decir el hecho de crear softwares para su manejo no las ha hecho mejores, pero si las ha hecho mas populares. Lo anterior es por la sencilla razón que el software facilita el análisis que de otra manera tuviese que ser manual, prestándose al error de calculo y al extenso tiempo dedicado para realizar un análisis.
Dentro de las principales herramientas estadísticas tenemos:
· Checklist (Hojas de recolección de datos)
· Parettos (Para priorizar los problemas)
· Histogramas (Demuestra la distribución del proceso)
· Causa y Efecto
· Gráficos de Control (La capacidad del proceso para cumplir las especificaciones)
· Gráficas de tendencia (Solo muestran la tendencia del proceso)
· Diagramas de dispersión (Relación entre dos variables)
La tecnología de la información ha generado softwares estadísticos que han facilitado la tarea del tomador de decisiones en cuanto a cual es el área que debemos atacar para resolver y de que manera debemos hacerlo. Estos softwares tienen la gran ventaja que manejan las principales herramientas estadísticas para comenzar a jugar con los datos de la compañía. Su fácil alimentación, su rapidez de computo y su capacidad grafica para demostrar los resultados, son los atributos que han convertido a estos softwares en herramientas invaluables para el proceso de la toma de decisiones.
Uno de los softwares mas utilizados, debido a su gran diversidad de herramientas estadísticas y a su gran calidad de graficas es el MINITAB, este software fue desarrollado por estudiantes de la Universidad de Pensilvania en 1972, en ese tiempo existian paquetes estadísticos tales como el SAS el SPSS y el BMDP, la utilización de estos softwares era demasiado complicada, fue esa la principal razón por la cual se buscó diseñar un software que fuera de fácil utilización para todos. A continuación podemos ver una muestra de las graficas generadas por este software.
Paretto y Graficas de control con Histogramas
Las graficas presentadas, ofrecen información relevante a los procesos, no solo a los procesos de producción de partes, estas herramientas se aplican también a los servicios, como el tiempo de respuesta a quejas de clientes, el gasto de herramienta en los últimos meses, etc.
Toda la información esta sujeta al análisis, la creatividad del usuario y la disponibilidad de herramientas estadísticas que estén a su mano, harán del proceso de toma de decisiones algo muy valioso para la compañía.
La toma de decisiones en la Calidad
Como ya hemos visto, el proceso de toma de decisiones dependerá en gran manera de las herramientas con las que la compañía cuente para el análisis de la información, desde la obtención y mantenimiento de sistemas ERP de toda la compañía mas el complemento del uso de las herramientas estadísticas de la información generada por los ERP principalmente.
Hablando de la mejora de la Calidad, existe un dicho muy famoso: No puedes mejorar lo que no controlas, no controlas lo que no conoces y no conoces lo que no mides. Así que la base de la mejora es la medición. El establecimiento de indicadores claves así como su oportuno monitoreo, serán las banderas que nos guiaran el camino hacia la calidad.
En resumen el uso de la tecnología de la información mas el uso de los softwares estadísticos, guiaran a la compañía a un proceso de toma de decisiones mas confiable y eficaz, que al final de cuentas entre otras cosas mejorará la calidad de los productos, ya que la toma de decisiones se da en todos los niveles y áreas de la compañía.
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